Razão de estoque
Todo movimento de saldo deixa registro com origem e autor. É o livro-razão da casa.
Saldos e situações do estoque: o que cada situação permite fazer
A tela que mostra quanto existe, onde está e em que situação. É a situação, e não a quantidade, que decide o que aquele saldo pode fazer.
Responder três perguntas que a operação faz o dia inteiro: tem produto, onde está, e dá para usar. Duas primeiras qualquer lista responde. A terceira depende da situação em que o saldo se encontra, e é por isso que a mesma quantidade pode aparecer na tela e mesmo assim não atender a um pedido.
- Saldos
- Reservas
- Auditoria (Ledger)
- Ocorrências
- Triagem CQ
- Não corrige quantidade nem muda situação: aqui se consulta. A mudança de situação por decisão de alguém se faz pela Triagem CQ do coletor, e a quantidade só muda por movimentação registrada, por ajuste de estoque ou por ajuste de contagem aprovado.
- Não consolida o produto em um número só: cada linha é um saldo próprio, por endereço, etiqueta e lote, e a soma serve para leitura gerencial, não para decidir o que a operação vai usar.
- Não repõe a face de separação: saldo em pulmão aparece na tela e não atende pedido diretamente, ele depende de uma missão de reposição para chegar à face.
- Não muda a situação de um item só dentro da LPN: a Triagem CQ aplica a nova situação a todos os saldos da LPN que podem mudar, e deixa como estão os reservados, os em recebimento e os em trânsito.
- Não confunde situação do saldo com bloqueio da unidade: o Bloquear Unidade da tela LPN age sobre a unidade de carga, e a situação de cada saldo, que a coluna Disposição mostra, muda pela Triagem CQ.
- Não conserta cadastro: unidade, conversão de embalagem, peso unitário e a exigência de lote e validade vêm do cadastro do item, e enquanto estiverem errados a tela mostra o número errado sem acusar nada.
Livro-razão e ocorrências: a prova do que aconteceu
O registro de toda movimentação e de todo desvio, com autor e horário, a fonte para explicar qualquer diferença sem depender de memória.
Responder perguntas do tipo quem moveu, quando, de onde para onde e por quê, sem depender de quem estava no turno. O livro-razão guarda o que se moveu; as ocorrências guardam o que não saiu como planejado e o que foi feito a respeito.
- Auditoria (Ledger)
- Ocorrências
- Saldos
- Não apaga nem edita lançamento: correção entra como lançamento novo depois do errado, e é por não se reescrever que o histórico serve como prova.
- Não mede pessoas: o registro mostra o que foi movido, por quem e a que horas, e não é material de avaliação de produtividade de quem estava no turno.
- Não recupera informação que não foi capturada na operação: exigir identificação individual agora vale para o que entrar daqui para frente, e o que já está em estoque continua sem ela até ser recontado.
- Não trata o desvio: mudar a ocorrência para fechada tira o caso da fila e não toca na causa, que volta a aparecer no turno seguinte.
- Não descobre o autor quando a operação usa acesso compartilhado: nesse caso o histórico continua provando o que aconteceu e para de ajudar a entender por que aconteceu.
Tipos de movimento: o vocabulário contábil da operação
Toda movimentação do armazém carrega um tipo, e o tipo declara se aquele movimento cria saldo, consome saldo ou apenas troca o produto de lugar.
Dar um nome único e um efeito previsível a cada coisa que acontece com a mercadoria. Recebimento, guarda, reposição, separação, embarque, ajuste de contagem, devolução e descarte não são a mesma coisa, e o tipo de movimento é o que diferencia os três efeitos possíveis: entrou algo novo no armazém, saiu algo do armazém, ou o mesmo saldo mudou de endereço. Com isso, fechar o inventário contra a movimentação do período deixa de ser discussão: a lista de tipos explica cada variação de saldo.
- Tipos de Transação
- Depositantes
- Saldos
- Não corrige saldo que já ficou errado: acertar o efeito declarado interrompe o erro a partir da próxima execução, e a diferença já acumulada é tratada como divergência de contagem pela supervisão.
- Não reescreve o histórico já gravado: trocar código, denominação ou categoria vale daqui para a frente, e o período anterior continua com o nome e a coluna antigos no relatório.
- Não explica o caso específico: tipo de movimento existe para o que precisa aparecer somado no relatório; quando a pergunta é por que aquele lançamento em particular, o lugar é a observação, que não soma.
- Não distingue quem executou: quem fez já fica registrado em cada movimentação, e criar tipo por equipe só obriga o relatório a somar duas linhas para responder uma pergunta.
- Não converte unidade de medida: a conversão de embalagem vem do cadastro do produto, e diferença pequena que se repete sempre no mesmo item se resolve lá, não aqui.
Ajuste de estoque pelo coletor: dar entrada ou saída de saldo, com um lançamento no livro-razão
A rotina do coletor que põe ou tira saldo sem documento de entrada ou de saída: Ajuste de Entrada pede depositante, LPN ou endereço, item, os atributos que o item controla, quantidade e, na LPN nova, o endereço; Ajuste de Saída mostra os saldos da LPN ou do endereço e tira o que for marcado. Cada ajuste vira um lançamento no livro-razão.
Registrar no sistema o que aconteceu fora de um documento, mercadoria achada sem entrada, perda conhecida, o saldo inicial de uma implantação, com autor, hora e lançamento próprio. É a porta de alto risco do estoque: ela move o livro-razão sem passar pela contagem nem pela Mesa de Apuração.
- Ajuste de Estoque
- Saldos
- Auditoria (Ledger)
- Acompanhamento
- Não passa pela alçada nem pela Mesa de Apuração: é um lançamento direto, e por isso a rotina fica restrita a quem pode mexer no livro-razão.
- Não apaga nem desfaz um ajuste: o erro se corrige com o ajuste contrário, que entra como lançamento novo.
- Não move mercadoria entre endereços: para isso existe a transferência de LPN.
- Não tira saldo bloqueado, reservado, em recebimento ou vencido: a saída alcança o disponível, o avariado e o que está em retenção de qualidade.
- Não muda a situação do saldo: isso é a Triagem CQ.
- Não substitui a contagem: o ajuste registra uma causa conhecida; a diferença sem causa se apura contando.